Kivonat a 127/660. nyilvántartási számú
„A HM Hadtörténeti Intézet és Múzeum Hadtörténeti Múzeum Ügyrendjéből”

8.1. Műtárgyak belföldi kölcsönzése

8.1.1. A HM HIM műtárgyakat adhat kölcsön kiállítási, tudományos és hagyományápolási célra. A kölcsönvevő fél státuszától függően, a vonatkozó jogszabályok figyelembe vételével a kölcsönzés ingyenesen vagy kölcsönzési díj ellenében történhet. Valamennyi műtárgykölcsönzési jogügyletről írásbeli szerződést kell készíteni. Természetes személy részére műtárgy nem kölcsönözhető.

8.1.2. Kölcsönzési szándék esetén a kölcsönvevő intézmény vagy szervezet vezetője, illetve képviseletre jogosultja a HM HIM parancsnokának kérelmet ír, melyben közli, hogy milyen műtárgyak kölcsönvételét igényli, megindokolja kölcsönzési igényét, továbbá kiállításon való bemutatás esetében közli a kiállítás pontos helyszínét, címét, időtartamát (amennyiben nem időszakos kiállításról van szó, akkor az állandó kiállításon való bemutatás iránti szándékát), a kölcsönzési iránti igény időtartamát, továbbá az igényelt műtárgyak átadás/átvételének tervezett időpontját is, mely nem lehet kevesebb – kiállítási cél esetében – mint a kiállítás kezdő napját megelőző 60 munkanap.

8.1.3. A kölcsönzési igény teljesítésének a HM HIM parancsnoka általi engedélyezése esetén a Múzeum igazgatója által kijelölt, kölcsönzési ügyek intézésével megbízott munkatárs bonyolítja le a kölcsönzést. A kölcsönzési igényben meghatározott műtárgyak tekintetében az illetékes gyűjteményvezetők kötelesek együttműködni a kijelölt munkatárssal a kölcsönzési jogügylet előkészítése és teljesítése során.

8.1.4. A kölcsönzési ügyek intézésével megbízott munkatárs a kölcsönzési igény teljesítésének engedélyezése esetén a kölcsönvevőtől az alábbi, a kölcsönvevő fél által kitöltött és elkészített dokumentumokat kéri be elektronikus úton:

8.1.5. Amennyiben a kölcsönvevő intézmény vagy szervezet esetében a döntésre jogosult legfőbb szerv egy testület, úgy az előző pontban foglalt dokumentumokon felül a kölcsönvevő köteles becsatolni az érintett testület kölcsönzésre vonatkozó döntését (pl. kuratóriumi határozat, képviselő-testületi határozat).

8.1.6. A kölcsönzési szerződést a HM HIM Jogi és Igazgatási Részleg készíti el legalább négy példányban a kölcsönzési ügyek intézésével megbízott munkatárs adatszolgáltatása alapján. A Jogi és Igazgatási Részleg a kölcsönzési szerződést kizárólag a 8.1.4. és 8.1.5. pontban foglalt dokumentumok rendelkezésre állása esetén készíti elő.

8.1.7. A kölcsönzési szerződés tárgyát képező műtárgyakról Műtárgyvédelmi kísérőlapokat (16. számú melléklet) kell készíteni, amelyeknek tartalmazniuk kell a műtárgyak megnevezését, leltári számát, anyagát, a megengedett műtárgykörnyezeti tényezőket (hőmérséklet, páratartalom, fényviszonyok), a műtárgyak fényképekkel dokumentált állapotleírását, amely részletesen kitér az összes sérülésre, hiányra, deformálódásra, korrózióra, továbbá a műtárgy szállításának és kiállításának egyedi igényeire. A Műtárgyvédelmi kísérőlap kitöltéséért az adott műtárgyak tekintetében illetékes gyűjteményvezetők felelősek. A kölcsönzésre kerülő műtárgyakhoz az illetékes gyűjteményvezetőknek minden esetben biztosítási értéket kell rendelniük.

8.1.8. A 8.1.4. b) pont szerinti elhelyezési dokumentáció szakmai szempontú megfelelőségét az illetékes gyűjteményvezető köteles ellenőrizni.

8.1.9. A kölcsönzési szerződés kizárólag határozott időtartamra – civil szervezet esetében legfeljebb 1 (egy), minden más esetben legfeljebb 5 (öt) évre – köthető meg, amely határozott időtartam a kölcsönvevő kérelme alapján meghosszabbítható. A műtárgykölcsönzési szerződés meghosszabbításáról külön szerződés készül.

8.1.10. Amennyiben a kölcsönvevő nem minősül belföldi muzeális intézménynek, abban az esetben a kölcsönzési szerződés megkötésének feltétele a kölcsönvevő fél által a kölcsönözni kívánt műtárgyakra és a kölcsönzési időtartamára megkötött pénzügyi biztosíték (biztosítási szerződés) megléte. Amennyiben a kölcsönvevő állami vagy önkormányzati fenntartású muzeális intézmény, vagy honvédelmi szervezet, abban az esetben a kölcsönzés mentes a kölcsönzési díj és a pénzügyi biztosíték megfizetése alól.

8.1.11. A kölcsönzési ügyek intézésével megbízott munkatárs köteles gondoskodni a kölcsönzési szerződés minden példányának mind a kölcsönadó, mind pedig a kölcsönvevő fél képviselője általi aláírásáról. Kizárólag a szerződés mindkét fél általi aláírását követően kerülhet sor a műtárgyak átadás-átvételére, amelyet az átadás-átvételt végző személyeknek a kölcsönzési szerződés mellékletét képező átadás-átvételi jegyzőkönyvön aláírásukkal kell igazolni. A szerződés egy példányát a kölcsönzési ügyek intézésével megbízott munkatársnak a ,,Kölcsönzési szerződések” nyilvántartásában kell iktatni és aláírás után irattárazni kell.

8.1.12. Műtárgykölcsönzés esetén a szakszerű be- és kicsomagolást a HM HIM szakrestaurátorának vezetésével kell végezni.

8.1.13. Amennyiben a műtárgyak szállítását a kölcsönvevő intézmény bonyolítja, az átvevő intézmény a csomagolás és a szállítás módját illetően köteles a Múzeum előírásait megtartani. A Múzeum ellenőrizheti az előírások betartását, indokolt esetben a tárgyak kiadását megtagadhatja.

8.1.14. A kölcsönzéssel érintett gyűjteményvezetők kötelessége:

1. a tárgyak állapotleírásának és fényképezésének elkészíttetése, valamint a Műtárgyvédelmi kísérőlap megírása,
2. a tárgyak átadás-átvétele a kölcsönzési szerződés aláírásával, azzal, hogy a kölcsönzési szerződés mellékletét képező átadás-átvételi jegyzőkönyvet aláírhatja az átadó-átvevő gyűjteményvezető, gyűjteménykezelő vagy a Múzeum igazgatója által kijelölt, kölcsönzési ügyek intézésével megbízott munkatárs is,
3. a kölcsönzési szerződés és mellékleteinek (a továbbiakban: kölcsönzési dokumentáció) egy példányának átadása a kölcsönvevő félnek,
4. a kölcsönzési dokumentáció múzeumi példányának átadása a gyűjteményi nyilvántartással megbízott munkatársnak,
5. a műtárgyak visszavételével kapcsolatos ügyintézés,
6. a kölcsönzési szerződés megszűnésekor a műtárgyak hiánytalan és ép állapotban történő visszavételének kezdeményezése (amennyiben nem a szerződés lejártával adja vissza a kölcsönvevő fél a műtárgyakat) a kölcsönzési ügyek intézésével megbízott munkatársnál,
7. visszavételkor a hiányzó vagy sérült műtárgyak esetében jegyzőkönyv elkészítése.

8.1.15. A kölcsönzött műtárgyak visszavételekor a kijelölt ügyintéző, valamint szükség esetén a szakrestaurátor az átadó fél képviselőjének jelenlétében ellenőrzi a műtárgyak állapotát a Műtárgyvédelmi kísérőlap adatai alapján. Amennyiben eltérést tapasztalnak, az eltérésről fényképes jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet minden részt vevő fél aláír. Ha a műtárgy állapotában az eredetihez képest eltérés, vagy károsodás mutatkozik, a szerződésben foglaltak, valamint a vonatkozó jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközök figyelembe vételével kell eljárni.

8.1.16. A Múzeum ellenőrizheti a kölcsönzési szerződésben és a Műtárgyvédelmi kísérőlapon előírt feltételek betartását. Amennyiben az ellenőrzést végző személy az előírtaktól eltérő állapotokat észlel, felhívja a kölcsönvevő fél figyelmét a hiányosságok pótlására. A Múzeum az előírt feltételek súlyos megsértése esetén a szerződést egyoldalúan megszünteti és a kölcsönadott műtárgyakat visszaszállíttatja. A műtárgyak csomagolása és szállítása a szerződésben megjelölt felet terheli. A kölcsönzési szerződés kölcsönadó részéről történő egyoldalú megszüntetésének van helye különösen abban az esetben, ha a kölcsönvevő a kölcsönzés feltételeinek nem tesz eleget, vagy a műtárgyak biztonsága veszélybe kerül(het).

8.1.17. A kölcsönzési szerződés tárgyát képező műtárgyak elszállításkor Kapujegyet kell készíteni, amelyet a Múzeum igazgatója (vagy a helyettesítésével megbízott személy) ír alá.