Személyi anyaggyűjtők:
A honvédelmi adatkezelésről szóló 2022. évi XXI. törvény 47. § (4) bekezdés, valamint a 80. § szerint a központi irattári nyilvántartásban kezeljük a Honvédség központi személyügyi nyilvántartásából kikerült személyek adatait a szolgálati viszony, a foglalkoztatási jogviszony, illetve az egyéb munkavégzésre irányuló jogviszony megszűnését vagy megszűntetését követően. A személyi anyaggyűjtők egész évben folyamatosan érkeznek szervezetünkhöz. A nyugállományú katonák gyűjtőit elhalálozásukig a lakóhely szerint területileg illetékes érdekvédelmi irodáknál tárolják.

Névjegyzék:
A korábban működött megyei/járási hadkiegészítő parancsnokságok által leadott nyilvántartás, amelyben azok az 1911. és 1953. között született volt hadkötelezett személyek szerepelnek, akik a behívhatósági korhatárt elérték.

Alkalmatlan kartonok:
A névjegyzékhez kapcsolódó anyagcsoportot alkotják, a katonai szolgálatra alkalmatlan, alkalmatlanná vált, valamint egyéb okból tartalékállományba helyezett volt hadköteles személyek nyilvántartó lapjai.

Nyilvántartó lapok (1950-1960):
A nyilvántartó lapok egyfajta kiegészítése a névjegyzéknek, melyek az 1910-től 1936-ig született volt hadkötelesek katonai szolgálatának a leírását tartalmazza. A dokumentumokat a tartalékos állományról 1950 és 1962 között állították ki a hadkiegészítő parancsnokságok (gyakran a bemondott adatok alapján). A lapokon a katonai szolgálat, hadifogság leírásán kívül – a korszakra jellemző – egyéb adatok is szerepelnek: pl.: párttagság, szociális és vagyoni helyzet, disszidálás ténye, időpontja.

Katonai anyakönyvi lapok:
A második világháborús katonai szolgálat részletesebb leírását tartalmazza, amely akár családfakutatás céljára is használható, ugyanis számos esetben származási táblázatot is tartalmaz.

Hadköteles nyilvántartás:
2004-ben megszűnt a sorkatonai szolgálat Magyarországon. A volt hadkötelesek nyilvántartó lapjai az 1960-es születésű évfolyamig a központi irattári nyilvántartás részét képezik. A további évfolyamok dokumentumai jelenleg az MH Katonai Igazgatási és Nyilvántartó Parancsnokság kezelésében vannak. A jogszabályi előírásoknak megfelelően folyamatban van a lezárt katonai szolgálatra vonatkozó adatoknak/nyilvántartó kartonoknak az irattár nyilvántartásába történő integrálása.

A 2. világháborús személyi veszteség és a hadifogság:
A Központi Irattár rendelkezik a II. világháború személyi veszteségi – nem teljeskörű – nyilvántartásával, mely adatokat tartalmazhat a II. világháborúban részt vett katona személyek hősi halálára, sebesülésére, sérülésére, hadirokkantságára, hadifogságára vonatkozóan. Eredeti korabeli dokumentumok: veszteségi kartonok, okmánygyűjtők, megyei jelentések. A II. világháborús veszteségi kartonokat 2011-ben a Honvédelmi Minisztérium segítségével digitalizálták, melyet keresőprogrammal ellátva, a HM HIM honlapjáról érhetnek el. Az irattárban nyert elhelyezést a keleti és nyugati hadifogságból hazaérkezettek listája.

A Központi Irattár a Magyar Honvédség (korábban Magyar Néphadsereg), a Honvédelmi Minisztérium és az alárendelt szervezeteinek a Honvédelmi Szervezetek Egységes Iratkezelési Szabályzata szerint, a honvédelmi szervezetek egységes irattári tervében meghatározott iratanyagait őrzi.

Az iratok átvétele évente előre meghatározott időpontban kerül végrehajtásra.

Minden szervezetnek saját alapképzőszáma van, amely azt jelzi, hogy a beérkező iratokat ezen a nyilvántartási számon tároljuk. Az alapképzőszám gyors visszakereshetősége érdekében elektronikus nyilvántartásokat és ún. leadási jegyzékeket használunk.

Az iratleadás során a levéltári és irattári értékű iratokat zárócímkével ellátott, három bizottsági tag által lezárt csomagokban szállítják be. Az irattárból iratot ideiglenesen vagy véglegesen kiadni az 51/2024. (XI.6.). HM utasításban meghatározottak szerint lehet.

Az irattári értékű anyagok a meghatározott megőrzési idő leteltével megsemmisítésre kerülnek.

A levéltári értéket képviselő maradandó értékű iratokat 10 év irattári őrzés után átadjuk a Hadtörténelmi Levéltár részére. Az 1990-től keletkezett levéltári dokumentumok az irattárban találhatóak. Ezen anyagok legnagyobb része nemzeti feladatkörben keletkezett nyílt illetve minősített irat, kisebb része EU vagy NATO feladatkörben keletkezett nyílt illetve minősített irat.

Irattárunk biztosítja a levéltári- és levéltári értékű iratanyagok kutathatóságát. A nyilvános iratok esetében a tudományos célú levéltári kutatáshoz támogató állásfoglalás, a nem nyilvános iratok megismeréséhez a 2021. évi CXL. törvény rendelkezései szerint a honvédelmért felelős miniszter vagy a Honvéd Vezérkar főnökének az írásbeli adatmegismerési engedélye szükséges. A minősített iratok kutatása a 2009. évi CLV. törvény előírásai szerint történik.